事業を開始したら、公私混同は避けなければなりません。個人的な支払いと商売上の支払いの区別をはっきり分けるために、特に気をつけてほしいことが５点あります。ここでは通達にあるような基本原則をお伝えします。判断に迷った場合は、顧問契約のある税理士や管轄の税務署へお問い合わせしてください。
出費を経費にできるかどうかは「業務関連性」と「金額の妥当性」で判断される
先ほど、個人的な支払いを除外する必要があるから、通帳やクレジットカードを事業用と個人用で分けて欲しいというお話をしました。ある支払いが必要経費となるかならないかの判断基準は「業務に関連性があるかどうか」と「金額に妥当性があるかどうか」で行われます。
業務に関連性があるかどうか
これはある支払いが売上を得るために必要なものかどうかということで判断されます。例えばレストランで食事代を支払ったとします。この時の相手が得意先で食事に招待した理由は、腹を割って話すことで特別な商談が進む可能性があるという判断があった場合、これは売上に貢献する可能性があるため必要経費であると言えます。一方、食事をした相手が仕事と関係のない雑談ばかりの友人や家族であれば、売上を伸ばしたり業務を改善したする可能性がないため、必要経費にはなりません。
金額に妥当性があるかどうか
支払った金額などがその業務の内容からして妥当な金額かどうかも同じく問われます。例えば通常数百円で売っているものを数万円支払って購入していたり、移動先で数千円で宿泊できるのに数十万円する余分に高額なホテルに宿泊する。福利厚生費と称して異常に高額な絵画や骨董品を購入する。こういった事柄は金額に妥当性があるとはなかなか認めづらいものです。
必要経費として認められる証拠の残し方
例えば先々、税務署の調査があった場合など、支出が経費であることを証明するには適切な書類を保管することが大切になってきます。通帳やクレジットカードには支払先や日付、金額が記載されますが、何に使ったかどうかまでは細かな記載がありません。例えばこういったことに気をつけてください、
- 飲食代の場合には同席した人の名前や人数なども記入しておきましょう。
- お中元やお歳暮などは送り先の明細を保管しておくことが望ましいです。
- 冠婚葬祭の香典やお祝いの場合には案内状やお礼の品の熨斗などを保管しておき、支払った金額をメモしておきましょう。
- 視察のための出張などは業務に関係する最少人数で行っているかどうか、そして習得したことの議事録を残しておくことが望ましいです。
- ゴルフやイベントなどに招待された場合の参加料などは相手先との関係性がわかる招待状なども保管しておきましょう。
経費と間違えやすい支出の例
ここであげる出費の一例は、たとえ事業用の通帳から支出されていても経費とはなりませんのでご注意してください。
- 病院代、自宅の家賃、プライベートの電話代、水道光熱費、家族旅行費など
- 国民健康保険、国民年金、民間の生命保険料など
※事業で使う車両の損害保険料などは経費の対象になります - 税金のうち、所得税、住民税、相続税、贈与税など個人に対して課せられるもの
※事業で使う固定資産税家印紙税などは経費の対象になります - 罰金
※事業が原因でも、交通違反の反則金や罰金、税金の支払いが遅れた場合の加算税や延滞税などは、違反のペナルティなので経費ではないという考え方です。 - 生計を一緒にした家族への代金支払いは認められない
この５番目は大切な部分ですし、少しややこしいので、詳しく説明させてもらいます。
家族に支払った代金は、基本的に経費とは認められない
家族に何かの代金を支払う場合は、生計が一緒になっているかどうかが重要な判断基準になります。
例えば家族が所有している土地や建物を事業で使わせてもらっているとしても、毎月仕送りを一定額以上やっていたり、家計を一緒にして暮らしている場合は、その相手に代金を支払ったとしても、同じ家計の中でやりくりをしているだけだと判断されてしまい、経費にすることはできません。
生計が異なる場合は、家賃を払ったり仕事を手伝ってもらった代金を払った場合は費用として計上することができます。
家族に支払った代金が経費として認められる方法
次に例え生計が一つになっているとしても経費と認められる方法がいくつかあります。代表的なものはこの3点です。
- 給与については、生計を一緒にしているとしても、事前に専従者給与の届出を行っていた場合は規定により、妥当な金額が認められることになります。
- 不動産を借りている場合で、固定資産税の金額については、借りている面積の分だけは費用計上することができます。
- 電気代や水道代、情報通信費など、個人と仕事で使っているものを合算して支払っている場合は、合理的に計算した仕事での負担部分については経費として計上することができます。例えば営業時間が８時間であれば、その時間分の電力の使用料を、代金×8時間÷24時間で見積もる等、計算をしていきます。
経費と家事費を分けやすくるするための方法
日々忙しく仕事とプライベートをやりくりしていると、どうしても一つの財布で全ての支払いをしてしまいがちです。バタバタとしていても、自然と仕事と家庭の区分けができるように次のような対策を始めにとっておきましょう。
銀行口座を仕事用と個人用に分ける
開業届などがあれば屋号をつけた銀行口座を開設することができます。個人的な支払いと相場以上の支払いの区別をはっきりさせるために、事業を開始したら個人事業専用の口座を開設しましょう。
プライベートの口座と混ざってしまうと、例えば同じ日に自動引き落としがかかった電気代などの水道光熱費やカードの引き落としなどが家事費なのか事業の経費なのかの判断がつかなくなってきます。
わざわざ伝票で調べるのは非常に手間ですので、最初から口座を分けておいた方がスムーズです。
クレジットカードを仕事用と個人用に分ける
クレジットカードについても同様のことが言えます。カード明細に同じ店舗名、同じ日付で支出があった場合これがプライベートのものなのか仕事用のものなのかはレシートで確実にたぐっていかなければわかりません。近年はキャッシュレス化が進み、物の購入が増えています。今後はますます購入回数が増える一方ですので、それを一つ一つ確認していく手間を省くためにも、最初から仕事用と個人用で分けておく方が処理の手間が省けます。
また同じ名義人でも同じカード会社から複数のカードを発行することもできますし引き落とし口座を分けることもできます。毎年の確定申告の準備の時に慌てなくて済むように、自動で経理が進む仕組みを整えていきましょう。
家計への入出金は月に1回決まった金額で行う
事業用の口座から個人用の口座への生活費の出金は、月に1回決まった金額で行いましょう。どうしても足りない時にお金を移動させることは出てきますが、基本は月に1回です。 会社に勤めていた頃のお給料と同じように月に1回定額が個人口座へ振り込まれるようにすることで、生活にリズムが出てきますし、予想外に入金が多かった時に必要以上にお金を使い過ぎてしまうということも減ります。
※売上の入金と経費の支払いのタイミングが半月～数か月ずれることもあります。経費をクレジットカードで払っていればそれだけでもう一か月の支払いのズレが出てきます。経費の支払いで慌てなくて済むように、確実に事業用の口座にいくらぐらいお金が溜まっているかを常に把握できるようにしましょう。
まとめ
ここまで支出が経費として認められるかどうか、様々な基準についてご説明してきました。大切なことは、胸に手を当てて考えてこの支払いは事業のために必要なものかどうか、そして十分に効率的なものかどうかを問われても、堂々と説明できるかどうかがカギになってきます。
仕事と個人のお金の区分けは最初のうちに自動で集計が出来るように仕組み化して、余計な手間や考えが入り込まないようにしておくことがポイントになります。